Kom skygge-it til livs med ny teknik og tankegang

På mange danske arbejdspladser er vi blevet opdraget til selv at søge løsninger hver gang, hvis vi støder på et problem. I hvert fald i første omgang. Den indre problemløser er tit en god ven i nøden – men evnen til at tage sagen i egen hånd er ikke helt uden udfordringer.

Har dine medarbejdere fx ikke nem adgang til de arbejdsdokumenter, de skal bruge, eller oplever problemer med at dele filer med deres kolleger – så kan de nemt finde på at dele filerne via deres egen Dropbox-konto eller andre tjenester, som de også bruger privat. Har du bare én, eller endnu værre, flere medarbejdere som tyr til denne løsning, så er skygge-it desværre en realitet i din virksomhed.

Ud over at dine medarbejdere bruger systemer, som ligger uden for virksomhedens officielle it-løsninger, så har medarbejderne også spredt virksomhedsdata ud på trejdeparts-systemer, som it-afdelingen ikke kan kontrollere. Programmer som Dropbox og andre fildelingstjenester opererer med andre måder at opbevare data på, som ikke nødvendigvis er compliant med sikkerhedsforanstaltningerne i din virksomhed – og det kan have alvorlige konsekvenser for virksomheden.

3 råd til at komme sikkert ud af skyggen

Skygge-it er et reelt problem for rigtig mange virksomheder, og det kan være en stor udfordring at komme problemet til livs, fordi det skal løses med en kombination af de rigtige systemer og en sund adfærdsændring. Derfor har vi herunder samlet de 3 bedste råd til at få skytte-it frem i lyset:

1. Tal om problemet
En stor del af problemet med skygge-it er opstået, fordi dine medarbejdere ikke ved, at de gør noget forkert. De bruger lige deres egen Dropbox-konto til at dele dokumenter og filer med, fordi det er nemt. Får du gjort medarbejderne opmærksomme på, hvordan de opbevarer og deler virksomhedsdata sikkert, så har I allerede et godt greb om problemet.

2. Anskaf det rigtige system
Det er ikke altid, at en adfærdsændring er nok til at forhindre spredning af jeres virksomhedsdata. I langt de fleste tilfælde kræver det også en it-løsning, som kan hjælpe den nye adfærd på vej. Microsoft 365 Business fx kan identificere risikable apps, lader dig administrere devices på tværs af virksomheden og gør det muligt at opsætte sikkerhedspolitikker, som hjælper dine medarbejdere med at overholde reglerne for deling af data.

3. Vær virksomhedens serviceorgan
Hvis man som virksomhed både skal forsøge at ændre adfærd og introducere nye sikkerhedssystemer, så kan det nemt blive uoverskuelig proces for dine medarbejdere med alle de nye ting, de skal forholde sig til. Så jo mere du kan servicere og hjælpe dine medarbejdere, jo bedre og mere åben bliver dialogen omkring sikkerhed. På den måde skaber et rum, hvor medarbejderne kan komme til dig, hvis de støder på udfordringer med håndtering af data, så I kan komme eventuelle kritiske datalæk i forkøbet.

Hvis du gerne vil vide mere om, hvordan du kommer skygge-it til livs med Microsoft 365 Business, så kontakt os på 7020 1499 eller Business Development Manager Jan Neumann på Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.

 

 Jan Neumann

 Business Development Manager

 (+45) 31 10 38 48

 Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.